Polityka prywatności

Ta polityka wyjaśnia, jak przetwarzamy dane w serwisie HOTEL TAP: na stronie informacyjnej, w kontakcie biznesowym oraz na publicznych stronach obiektów noclegowych dostępnych także przez NFC. Dokument dotyczy danych osobowych w rozumieniu rozporządzenia UE 2016/679 (RODO).

1. Administrator danych osobowych

Administratorem jest Kacper Wietecha Trading, Rodzone 14, 14-260 Lubawa, NIP: 7441843895. Kontakt, także w sprawach danych osobowych: support@wktrading.pl.

Odpowiadamy za dane w zakresie, w jakim decydujemy o celach i sposobach ich przetwarzania. Jeżeli zarządzamy danymi na udokumentowane polecenie hotelu, naszą rolę i obowiązki określa umowa z tym obiektem. Hotel pozostaje odpowiedzialny za własną obsługę gości, w tym prowadzoną przez telefon lub e-mail.

2. Zakres polityki

HOTEL TAP jest serwisem B2B i platformą technologiczną dla obiektów noclegowych. Polityka obejmuje stronę marketingową, formularz kontaktowy i umawianie prezentacji, publiczne przewodniki hotelowe oraz techniczną obsługę tych stron. Korzystanie z przewodnika nie wymaga rejestracji gościa.

Dokument nie zastępuje informacji o przetwarzaniu danych przez konkretny hotel ani zasad niezależnych serwisów, do których prowadzą odnośniki.

3. Jakie dane przetwarzamy

Formularz kontaktowy

Formularz zawiera trzy pola wymagane: imię, adres e-mail i nazwę obiektu. Opcjonalne są liczba pokoi oraz treść wiadomości. Nie zawiera pola numeru telefonu ani pola załączników. Możemy otrzymać inne informacje, jeżeli dobrowolnie wpiszesz je w wiadomości. Prosimy nie przekazywać danych zbędnych do obsługi zapytania, zwłaszcza danych wrażliwych.

Korespondencja i współpraca B2B

Przetwarzamy adres nadawcy, treść korespondencji i informacje podane w kontakcie. Przy współpracy mogą to być również dane kontrahenta i jego przedstawicieli, dane kontaktowe oraz informacje potrzebne do wdrożenia, obsługi umowy i rozliczeń.

Dane techniczne

Połączenie z serwerem ujawnia m.in. adres IP, czas żądania, żądany adres URL oraz informacje przekazywane przez przeglądarkę, np. jej rodzaj, system operacyjny i ogólny typ urządzenia. Zakres zapisywanych logów zależy od konfiguracji serwera. Nie pobieramy w ten sposób listy kontaktów, zdjęć ani dokładnej lokalizacji GPS.

Własny mechanizm antyspamowy wykorzystuje ukryte pole kontrolne i licznik prób powiązany ze skrótem HMAC adresu IP. Skrót nie jest zwykłym zapisem adresu IP, ale traktujemy go jako informację wymagającą ochrony.

4. Źródła danych

Dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie przez formularz lub e-mail, od kontrahenta wskazującego osoby do kontaktu, a także z technicznej obsługi połączenia i mechanizmów bezpieczeństwa. W przypadku danych przedstawicieli kontrahenta ich zakres zwykle obejmuje imię, nazwisko, funkcję i służbowe dane kontaktowe.

5. Cele i podstawy prawne

Odpowiedź na zapytanie i prowadzenie korespondencji: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - nasz uzasadniony interes polegający na obsłudze kontaktu. Jeżeli osoba fizyczna pyta o zawarcie umowy we własnym imieniu, odpowiednie działania przed jej zawarciem opieramy na art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Zawarcie i wykonanie umowy, konfiguracja usługi oraz wsparcie: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy osoba, której dane dotyczą, jest stroną umowy. Kontakt z pracownikami i przedstawicielami kontrahenta opieramy na art. 6 ust. 1 lit. f RODO - interesie w prawidłowej realizacji współpracy.
Obowiązki księgowe i podatkowe: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami podatkowymi i o rachunkowości.
Działanie i bezpieczeństwo serwisu: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - interes w utrzymaniu dostępności, diagnozowaniu błędów i ochronie przed spamem oraz nieuprawnionym dostępem.
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - interes w ochronie naszych praw.

Serwis nie prowadzi obecnie zapisów na newsletter ani profilowania reklamowego. Wysłanie zapytania nie oznacza zgody na odrębne kampanie marketingowe. Jeżeli w przyszłości wdrożymy działania wymagające zgody, przedstawimy osobną informację i zapewnimy możliwość jej wycofania.

6. WordPress, pola niestandardowe i Contact Form 7

Serwis działa w WordPressie z autorskim motywem i wtyczką HOTEL TAP. Pola niestandardowe, obsługiwane w tej instalacji przez Secure Custom Fields zgodny z interfejsem ACF, służą administracji hotelami, logo, zdjęciami, danymi kontaktowymi i konfiguracją usług. Contact Form 7 obsługuje formularz kontaktowy.

Są to komponenty działające w instalacji serwisu. Ich używanie samo w sobie nie oznacza przekazywania każdej wiadomości producentom oprogramowania. Dodatkowe usługi zewnętrzne wymagają odrębnej konfiguracji; aktywne rozwiązania opisujemy poniżej.

7. Jak działa NFC w HOTEL TAP

Tag NFC w tabliczce jest nośnikiem adresu URL. Po jego odczytaniu kompatybilny telefon pozwala otworzyć publiczną stronę danego obiektu. Samo zbliżenie telefonu nie daje HOTEL TAP dostępu do jego zawartości.

Nie otrzymujemy przez NFC numeru telefonu, kontaktów, zdjęć, wiadomości ani danych GPS. Dopiero otwarcie strony tworzy zwykłe połączenie internetowe, podczas którego serwer może przetwarzać standardowe dane techniczne opisane w tej polityce.

8. Funkcje stron hotelowych

Przewodniki mogą udostępniać dane Wi-Fi, kontakt z recepcją, restauracją i room service, informacje o pobycie, regulaminy, atrakcje oraz odnośniki do opinii, map i mediów społecznościowych. Samo przeglądanie tych treści co do zasady nie wymaga podania danych osobowych.

Przycisk z adresem tel: przekazuje obsługę połączenia urządzeniu użytkownika. Jego kliknięcie nie ujawnia automatycznie HOTEL TAP numeru dzwoniącego. Przycisk e-mail otwiera program pocztowy; dane zawarte w wysłanej wiadomości otrzymuje wskazany adresat. Dane przekazane hotelowi podczas rozmowy lub korespondencji podlegają także jego zasadom prywatności.

9. Odbiorcy danych

W zakresie potrzebnym do obsługi serwisu i współpracy dostęp do danych mogą mieć upoważnione osoby oraz podmioty świadczące hosting, obsługę poczty, administrację techniczną i wsparcie IT. Przy realizacji umów mogą to być także podmioty obsługi księgowej, podatkowej lub prawnej. Zakres dostępu powinien odpowiadać powierzonemu zadaniu, a tam, gdzie jest to wymagane, wynikać z umowy powierzenia przetwarzania.

Dane możemy udostępnić organom publicznym na podstawie obowiązku wynikającego z prawa. Obecna ochrona formularza przed spamem działa lokalnie na serwerze i nie przesyła zgłoszeń do zewnętrznego dostawcy CAPTCHA.

10. Obsługa formularzy

Podanie danych jest dobrowolne. Brak imienia, poprawnego adresu e-mail lub nazwy obiektu uniemożliwi wysłanie formularza w obecnej konfiguracji. Liczba pokoi i wiadomość pozostają opcjonalne.

Po poprawnym zgłoszeniu wtyczka HOTEL TAP zapisuje dane w prywatnym panelu WordPressa, dostępnym dla upoważnionej administracji. Contact Form 7 przygotowuje powiadomienie na adres administratora skonfigurowany w ustawieniach serwisu. Zapis obejmuje również datę, źródło zgłoszenia, wersję klauzuli informacyjnej i wynik przekazania powiadomienia. Przy błędzie wysyłki e-mail zapis może pozostać dostępny w panelu.

Nie korzystamy z Flamingo. reCAPTCHA, Turnstile i Akismet nie są aktywne. Własny filtr ogranicza liczbę prób oraz wykrywa wypełnienie ukrytego pola kontrolnego. Przy formularzu znajduje się informacja o celu przetwarzania i link do tej polityki; nie wymagamy odrębnej zgody na przetwarzanie konieczne do odpowiedzi.

11. Cookies i pamięć przeglądarki

Podczas kontroli publicznych stron bez logowania nie stwierdzono ustawiania cookies przez serwis. Nie stosujemy cookies analitycznych ani reklamowych. Przełącznik języka korzysta z parametru lang w adresie strony; nie zapisuje wyboru w cookie, localStorage ani sessionStorage.

WordPress może zapisać w sessionStorage wpis wpEmojiSettingsSupports: wynik testu obsługi znaków emoji i znacznik czasu. Jest to techniczna pamięć związana z wyświetlaniem znaków, a nie identyfikator reklamowy. Pamięć sesji jest związana z kartą przeglądarki i zwykle usuwana przy jej zamknięciu. Kod motywu i formularza nie wykorzystuje localStorage do zapamiętywania danych użytkownika.

Logowanie administracji WordPress może wymagać technicznych cookies, m.in. sprawdzających obsługę cookies i utrzymujących sesję. Nie oznacza to, że te same cookies są wymagane od anonimowego gościa przewodnika.

Ustawieniami cookies i pamięci witryn można zarządzać w przeglądarce. Ograniczenie mechanizmów technicznych może wpływać na konkretne funkcje. Wprowadzenie nowych cookies lub integracji będzie wymagało aktualizacji informacji, a tam, gdzie wymaga tego prawo, uzyskania zgody przed ich uruchomieniem.

12. Analityka, fonty i zasoby strony

Obecnie nie korzystamy z zewnętrznych systemów analitycznych, Google Tag Managera ani pikseli reklamowych. Serwer może przetwarzać techniczne informacje o błędach i bezpieczeństwie. Fonty oraz skrypty motywu i formularzy są udostępniane z instalacji HOTEL TAP, bez pobierania fontów z Google Fonts.

Mechanizm zgodności emoji WordPressa zawiera możliwość pobrania grafik z s.w.org, jeśli przeglądarka nie obsługuje danego znaku. Takie pobranie wiąże się ze zwykłym żądaniem sieciowym do tego hosta, ujawniającym m.in. adres IP. Nie jest to narzędzie analityczne. Osadzone na stronie marketingowej przewodniki hotelowe pochodzą z tego samego serwisu; nie są zewnętrznymi materiałami wideo ani mapami.

13. Linki do serwisów zewnętrznych

Strony mogą zawierać zwykłe odnośniki do Google i map, Booking.com, Facebooka, Instagrama lub witryn hoteli. Samo wyświetlenie takiego linku nie oznacza uruchomienia skryptu tego operatora ani automatycznego przekazania mu zgłoszenia.

Po przejściu do zewnętrznego serwisu jego operator może otrzymać dane techniczne połączenia i przetwarzać dalsze dane według własnej polityki. Zachęcamy do jej przeczytania. HOTEL TAP nie zarządza zasadami przetwarzania przez niezależnych operatorów.

14. Okres przechowywania

Zapytania w panelu: bieżący próg retencji wynosi 90 dni od utworzenia zgłoszenia. Zadanie okresowe usuwa starsze wpisy przy kolejnych uruchomieniach. Termin wykonania zależy od działania harmonogramu WordPress. Ta reguła nie usuwa automatycznie kopii wiadomości w systemie pocztowym.
Korespondencja: przez czas potrzebny do obsługi kontaktu, a następnie tylko w zakresie uzasadnionym dalszą współpracą lub ochroną roszczeń, z uwzględnieniem terminów ich przedawnienia.
Dane klientów i dokumenty rozliczeniowe: przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres wymagany przepisami podatkowymi i o rachunkowości lub potrzebny do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.
Licznik antyspamowy: ma czas ważności 15 minut od ostatniej zliczonej próby. Wygasłe rekordy pamięci podręcznej są usuwane przez mechanizmy WordPress.
Logi techniczne: przez czas wynikający z konfiguracji infrastruktury i potrzeb bezpieczeństwa. W sprawdzonej instalacji lokalnej dziennik dostępu WWW jest wyłączony, a dla dzienników błędów nie ustalono automatycznego okresu usuwania; nie deklarujemy niepotwierdzonego terminu retencji hostingu produkcyjnego.

Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, trwa do jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu, z zachowaniem odrębnych obowiązków prawnych. Historyczne dane testowe w prywatnym archiwum nie są objęte retencją nowych zapytań i wymagają osobnego uporządkowania przez administratora.

15. Twoje prawa

Na zasadach i z ograniczeniami określonymi w RODO możesz żądać dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Prawo do przenoszenia dotyczy sytuacji przewidzianych w RODO, w szczególności przetwarzania zautomatyzowanego opartego na zgodzie lub umowie.

Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Jeżeli podstawą jest zgoda, możesz ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem.

Wniosek wyślij na support@wktrading.pl. W razie uzasadnionych wątpliwości możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości. Co do zasady odpowiadamy w ciągu miesiąca; o dopuszczalnym prawem przedłużeniu i jego przyczynie poinformujemy w tym terminie.

16. Prawo do skargi

Jeżeli uważasz, że przetwarzanie narusza przepisy, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa. Aktualne informacje o kontakcie i składaniu skarg: Urząd Ochrony Danych Osobowych.

17. Przekazywanie danych poza EOG

Audyt bieżącej instalacji nie potwierdził aktywnej usługi przekazującej zgłoszenia formularza poza Europejski Obszar Gospodarczy. Nie jest to deklaracja dotycząca przyszłego dostawcy hostingu lub poczty. Osobnego sprawdzenia wymagają także usługi zewnętrzne, do których użytkownik przechodzi samodzielnie.

Jeżeli administrator będzie korzystał z dostawcy przetwarzającego dane poza EOG, zastosuje właściwy mechanizm z rozdziału V RODO, np. decyzję Komisji Europejskiej o odpowiednim poziomie ochrony albo standardowe klauzule umowne wraz z wymaganymi środkami uzupełniającymi. Informacje o konkretnym transferze i możliwości otrzymania kopii zabezpieczeń udostępnimy pod adresem kontaktowym, a politykę odpowiednio zaktualizujemy.

18. Zautomatyzowane decyzje

HOTEL TAP nie wykorzystuje danych do podejmowania wobec użytkownika decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki. Nie prowadzimy profilowania marketingowego. Automatyczne ograniczenie spamu chroni formularz; w razie problemu można skontaktować się z nami e-mailem.

19. Bezpieczeństwo

Dostęp do zapisanych zgłoszeń jest ograniczony do upoważnionej administracji. Formularz ma walidację danych i lokalne zabezpieczenie przed spamem, a strony hotelowe nie wymagają zbierania danych identyfikujących gościa. Administrator powinien utrzymywać aktualne oprogramowanie, ograniczać dostęp techniczny i dostosowywać zabezpieczenia serwera do zakresu przetwarzanych danych.

Środowisko produkcyjne powinno korzystać z HTTPS, które chroni transmisję. Konfiguracja lokalna nie potwierdza zabezpieczeń docelowego hostingu ani wykonywania jego kopii bezpieczeństwa - nie deklarujemy ich jako wdrożonych bez weryfikacji. Żaden system nie zapewnia całkowitego wyeliminowania ryzyka.

20. Dane dzieci

Strona marketingowa i formularze B2B HOTEL TAP nie są kierowane do dzieci. Nie oznacza to ograniczeń dotyczących pobytu dzieci w hotelach; ten dokument opisuje charakter serwisu technologicznego i kontaktu biznesowego.

21. Zmiany polityki

Politykę możemy aktualizować przy zmianie przepisów, funkcji HOTEL TAP, technologii, dostawców lub integracji. Aktualna data znajduje się na początku dokumentu. Nowe funkcje wymagające dodatkowych informacji lub zgód będą wdrażane z uwzględnieniem tych obowiązków.

22. Kontakt

Kacper Wietecha Trading
Rodzone 14
14-260 Lubawa
NIP: 7441843895
E-mail: support@wktrading.pl